O assento de óbito será lavrado no local do falecimento ou do lugar de residência do falecido, com as informações que constam da Declaração de Óbito (via amarela) assinada pelo médico responsável. O prazo para a comunicação é de 15 dias, sendo que excedido este prazo, o assento somente poderá ser lavrado mediante autorização judicial.
São obrigados a declarar o óbito: o cônjuge, em relação à morte do outro; os genitores para os filhos, qualquer da família para hóspedes, agregados e empregados; o filho, para os genitores, o irmão, para os irmãos e demais pessoas da casa; o administrador, diretor ou gerente de qualquer estabelecimento público ou particular, em relação aos que nele falecerem, salvo se estiver presente algum familiar; na falta de qualquer dos indicados, aquele que tiver assistido os últimos momentos do falecido, o médico, o sacerdote ou o vizinho do falecido
O assento deverá conter todos os elementos previstos em lei, os quais serão extraídos da Declaração de Óbito (via amarela) assinada pelo médico, que é documento obrigatório para a confecção do assento de óbito. Além disso, é importante apresentar o documento de identidade e CPF do falecido, e ter em mãos os documentos que possam comprovar outras informações do falecido, tais como estado civil, profissão, naturalidade, domicilio e residência.
As informações lançadas no assento dependem de comprovação documental, razão pela qual podem ser exigidos documentos pessoais para a lavratura do ato pela forma mais completa possível. Se não for possível constar do assento todos os elementos, o registro mencionará que o declarante ignorava os dados faltantes e que não foi possível a obtenção das informações para a qualificação completa do ato antes de sua lavratura.
A declaração acerca da existência de união estável, bem como o nome do companheiro sobrevivente deverá ser acompanhada de contrato escrito com firma reconhecida, escritura pública ou sentença de reconhecimento de união estável.